Ny bogføringslov – lovpligtig beskrivelse af bogføringsprocedurer
Den nye bogføringslov stiller krav om, at virksomheder skal udarbejde en beskrivelse af proceduren for registrering af transaktioner og for opbevaring af regnskabsmateriale.
Erhvervsstyrelsen har offentliggjort en skabelon med tilhørende vejledning, der kan hjælpe din virksomhed med at opfylde kravene.
Hvem er det relevant for?
Skabelonen er relevant for følgende virksomheder:
- Alle virksomheder omfattet af årsregnskabslovens regnskabsklasse B-D
- Virksomheder i regnskabsklasse A, som i to på hinanden følgende indkomstår har en nettoomsætning, der overstiger kr. 300.000
For disse virksomheder er det fremover et krav at der udarbejdes en beskrivelse af bogføringsprocedurer.
Krav til procedurebeskrivelsen
De overordnede krav til indholdet i procedurebeskrivelsen er, at den skal beskrive:
- Virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres
- Virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis i 5 år fra det regnskabsår, som materialet vedrører
- Hvilke medarbejdere der er ansvarlige for disse procedurer efter nr. 1 og 2
I forhold til betryggende opbevaring af regnskabsmateriale skal din virksomhed derimod alene beskrive virksomhedens procedurer for opbevaring af regnskabsmateriale, der ikke skal opbevares i et digitalt bogføringssystem. Det omfatter følgende regnskabsmateriale:
- Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer
- Oplysninger i øvrigt, som er nødvendige for kontrolsporet
- Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport
- Regnskaber, opgørelser og opstillinger, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning, og frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug
- Eventuelle revisionsprotokoller eller anden tilsvarende rapportering
Indtil krav om opbevaring af virksomhedens registreringer og bilag i et digitalt bogføringssystem sættes i kraft, gælder kravet om beskrivelse af virksomhedens procedurer for opbevaring af regnskabsmateriale dog for alt regnskabsmateriale i den nye bogføringslov, dvs. også for registreringer og bilag.
Hvornår skal procedurebeskrivelsen være klar?
Erhvervsstyrelsen har besluttet, at virksomheder skal efterleve kravene om en procedurebeskrivelse i det førstkommende nye regnskabsår, som starter efter 1. oktober 2022.
Det betyder fx, at virksomheder med regnskabsår, der følger kalenderåret, skal efterleve kravet om procedurebeskrivelse senest d. 1. januar 2023.
Det betyder også, at virksomheder med regnskabsår der slutter 30. september 2022, først skal efterleve kravene om en procedurebeskrivelse for det regnskabsår der starter 1. oktober 2023.
Erhvervsstyrelsens skabelon
For mange kan det virke uoverskueligt at skulle udarbejde en sådan beskrivelse, men ikke desto mindre er det et krav, og ved kontrolsager kan myndigheder (fx Erhvervsstyrelsen og Skattestyrelsen) forlange at få beskrivelsen udleveret.
Heldigvis kan man få hjælp til at dokumentere systembeskrivelserne via en skabelon offentliggjort af Erhvervsstyrelsen. Denne skabelon kan hentes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.
Det er vores klare opfattelse, at langt de fleste virksomheder i regnskabsklasse A og regnskabsklasse B med fordel kan anvende Erhvervsstyrelsens skabelon.
